Laura communiceert via een livechat widget op de webpagina van de zorgorganisatie met zorgvragers en medewerkers.

De zorgvrager begint een gesprek met Laura en kiest het gespreksonderwerp waarover die in contact wil komen. Dit gaat via een aantal knoppen in de livechat. Nadat er een keuze gemaakt is, zal Laura vragen aan de personen die aan de gekozen afdeling/optie gekoppeld zijn om het gesprek over te nemen. 

Laura zal een bepaalde tijd (in te stellen door de organisatie) wachten tot het gesprek overgenomen wordt. Als het langer duurt, kan ze vragen om contactgegevens achter te laten zodat er op een later tijdstip alsnog contact opgenomen kan worden.

Wanneer de zorgvrager een afdeling/optie gekozen heeft om mee in contact te komen, zal de vraag automatisch in de dispatch-chat van die afdeling/het supportteam geplaatst worden. Dat ziet er zo uit:

Mochten er meerdere zorgvragers tegelijk in de wachtrij komen te staan, dan kunnen ze op een ‘first come, first serve’ basis afgehandeld worden. Laura geeft de wachtende zorgvragers periodiek een update over hun positie in de wachtrij.

De eerste medewerker die op de groene 'Ik!’-knop drukt, zal in contact komen met de zorgvrager. Heb je geen tijd? Druk dan op de 'Ik kan nu niet’-knop. Op dat moment stopt Laura met wachten op jouw antwoord. Als iedereen in de dispatch chat op de 'Ik kan nu niet-knop' heeft gedrukt, dan zal Laura stoppen met wachten op contact en zal de zorgvrager gevraagd worden om gegevens achter te laten zodat er later alsnog contact opgenomen kan worden. Reageert er niemand binnen de ingestelde tijd, dan heeft de zorgvrager eventueel ook de mogelijkheid om de gegevens achter te laten.

Wanneer je de chat hebt geaccepteerd, zal Laura jou toevoegen aan de spreekkamer waarin het gesprek met de zorgvrager gevoerd kan worden. Deze nieuwe spreekkamer zal aan de linkerkant van het scherm te zien zijn in de lijst waar ook je andere gesprekken in staan.

Selecteer de aangemaakte spreekkamer en je kunt direct alles teruglezen wat de zorgvrager al met Laura besproken heeft.

Als je er klaar voor bent, kun je beginnen met chatten door in het chatscherm een berichtje te typen en op ‘Stuur’ te klikken.

Zie hieronder het overzicht van de gespreksinterface. Hier kan je zien waar je bijlages kan uploaden, en andere opties aan het bericht kan toevoegen.

Om tijdens een gesprek een standaardantwoord in te voeren moet je een eerst een # typen. Zodra je dat gedaan hebt zie je boven aan je invoerveld een menu tevoorschijn komen waar je de standaardantwoorden kan kiezen.

Als je nog geen standaardantwoorden hebt kan je op ‘Nieuw’ klikken om er een te maken. Je kan ook eerst het bericht tikken en versturen, en daarna met je muispijltje over het bericht bewegen zodat de optie ‘Maak standaardantwoord’ verschijnt.

Als je zelf het antwoord op de gestelde vraag niet weet, dan kun je ook een collega toevoegen aan de spreekkamer. Klik dan rechts bovenin op de ‘+’ knop en selecteer de collega uit de lijst.

Voeg je een collega later toe, dan kan hij/zij ook de volledige gesprekshistorie lezen.

De collega kan nu ook direct chatten met de zorgvrager.

Wanneer nodig kun je ook direct een beeldbelgesprek starten. Een beeldbelgesprek kan alleen door een medewerker worden gestart, dus niet door de zorgvrager.

Om een videogesprek te starten klik je op de volgende knop, rechts bovenin je scherm:

Zaurus zal nu vragen aan de andere deelnemers van de spreekkamer en de zorgvrager in de livechat om mee te doen met het videogesprek. Het videogesprekscherm zal worden geopend. Hieronder vind je de uitleg van de videogesprek-interface. De zorgvrager zal het videoscherm in het livechat-venster te zien krijgen.

 Alle berichten in spreekkamers die via Laura aangemaakt worden, blijven maar een beperkte tijd in de chat staan. Dit om de privacy van gebruikers te waarborgen. Mocht je toch dit gesprek willen bewaren, dan kan je ervoor kiezen om de conversatie te downloaden als PDF.

Om dit te doen klik je in de spreekkamer op ‘Meer’ en kies je vervolgens voor ‘Download berichten (.pdf)’. Als er ook bestanden (zoals foto’s of PDFs) uitgewisseld zijn, kies dan voor ‘Download berichten en bestanden.’

Als dit gedaan is, kun je de spreekkamer sluiten om er zeker van te zijn dat de zorgvrager niet op een later moment nog berichten erin plaatst zonder dat je het merkt.

Je kunt er vervolgens nog voor kiezen om de spreekkamer te verlaten, om zo het overzicht in jouw lijst met gesprekken te bewaren.

Let op! Zorg ervoor dat je altijd eerst de spreekkamer sluit en deze dan pas verlaat.

Ik heb een gesprek gemist. Wat nu?

Het kan altijd gebeuren dat je een gesprek mist. Geen nood. Daar hebben we iets voor bedacht.

Wanneer een cliënt te lang in de wachtrij zit, dan zal deze gevraagd worden of deze een contactverzoek formulier wil achterlaten.

Als een cliënt dit niet wil, dan zal hem of haar gevraagd worden om op een later tijdstip terug te komen.

In het geval dat de cliënt wel een contactverzoek achterlaat zal deze gevraagd worden op welk telefoonnummer of e-mailadres deze te bereiken is. 

Laura zal deze gegevens achterlaten in het contactverzoeken-gesprek. Wanner je dan tijd hebt om dit op te pakken, dan kan je de cliënt bellen of een mailtje toe sturen met de achtergelaten gegevens.

De contactverzoeken-chat is echter niet bedoeld om te gebruiken om contact op te nemen met de gebruiker. Deze verzamelt alleen de contactgegevens.